短信平臺信息輸入便捷， 具有強大的群發(fā)功能。用活短信群發(fā)平臺，有助于提高辦公室工作效率，增強會議通知、請示匯報和溝通聯(lián)絡的效果。干部職工申請廳OA政務系統(tǒng)工號的同時都會錄入手機號碼，同時將各市、縣局的辦公室主要領導、辦公室工作人員、緊急信息報送工作人員等信息分類錄入，在做好保密工作的前提下，用好短息平臺，可以讓辦公室工作更高效。

最短時間同時送達
 

A秘書：不再擔心路途遙遠耽誤收文

通過規(guī)范的發(fā)文程序簽發(fā)的正式文件如何傳到各市（縣）？要知道，全區(qū)14個地級市、34個市轄區(qū)、7個縣級市、56個縣、12個自治縣，這可是上百家單位啊，傳統(tǒng)的做法是老老實實打印出上百份，一一裝訂，封好信封，寫上聯(lián)系地址、聯(lián)系人，再請交換員拿到郵局寄出。路上耽擱的時間有長有短，收到以后按相關程序辦理，如果是要求上報情況，往往存在剛一收到文件就遇上超期的尷尬。當然這還是每個環(huán)節(jié)都順利的情況，萬一哪個細節(jié)沒注意，漏了某個單位，或寫錯了地址，甚至是快遞員打了個盹，都有可能影響公文的辦理速度。

連通全區(qū)的OA系統(tǒng)很好地解決了這個難題。領導簽發(fā)正式文件，文印室打印用章后，掃描成PDF格式，直接通過OA系統(tǒng)下發(fā)全區(qū)各市（縣），短息平臺同時發(fā)信息提醒相關人員簽收此文并及時處理，以防止個別單位因網(wǎng)絡故障或承辦人員延期簽收等影響工作。當然，OA系統(tǒng)群發(fā)出文件后，會有相應界面來檢查各單位是否及時簽收處理，避免一些單位延辦、漏辦情況的發(fā)生。

最快速度同時通知

B秘書：不再糾結先給誰打電話

領導的行程越來越密，事情越來越多，節(jié)奏越來越快，臨時召開緊急會議議事的情況越來越常見。這給秘書的通知工作帶來一定難度。按照慣例，要告知參會單位時間、地點、參加人員、議事主題、相關要求等等，用電話通知，要求對方記錄，不時要重復，對不同單位重復同樣的話，口干舌燥在所難免，在時間緊、參會單位多的情況下，工作人員容易忙中出錯，也不能確保對方記錄準確無誤。

針對這種情況，廳內(nèi)通知系統(tǒng)應運而生。在通知系統(tǒng)中新建一個界面，填寫標題、召集人、時間、地點、議定事項、參會單位、相關要求等對應選項，勾上參會單位，附上相關材料，點擊“發(fā)布”按鈕，短信平臺自動把填入的內(nèi)容編輯成固定格式的短信發(fā)送到參會單位的主要負責人和綜合崗人員的手機上。每隔半小時，短息平臺會發(fā)出短信提醒一次，會前半小時，短息平臺還會發(fā)出一條“某會議你單位還未及時處理”的短息，沒及時處理的單位，短息平臺會持續(xù)不斷地發(fā)出提醒短信。有些部門領導就曾收到過超過20條同一內(nèi)容的短信提醒。

短信平臺讓會議通知的“一對一”通知變成“一對多”，不僅節(jié)省了大量的時間，還方便記錄和辦理。習慣之后，短息平臺基本上發(fā)一次短信就能完成一次會議通知的落實。

最全覆蓋同時群發(fā)

C秘書：不再擔心遺漏人和事

OA系統(tǒng)各個環(huán)節(jié)要加提高運轉速度都與短信平臺息息相關。通常收文時存在需要若干處室同時處理或發(fā)文時需要幾個處室同時會簽的情況，在移交下一個環(huán)節(jié)時勾選處室負責人，再勾選“發(fā)短息”，點擊“移交”，被勾選人的工號收到這份文件的同時，手機也會同時收到短信提醒；這樣一來，領導布置的涉及多個處室的工作任務、具體要求將及時傳達到位，各處室在落實中也會及時了解處室間互相配合、最新進展等情況，便于領導掌握工作進度。

OA系統(tǒng)還有一個單純的群發(fā)短信功能。專門用于告知、提醒的全體干部職工的，比如一些放假安排，或提醒大家按時收看本行業(yè)重大政策出臺新聞發(fā)布后等等。如遇到地質(zhì)災害等突發(fā)事件，階段性處理的結果和后期跟蹤情況，也會同時通過短信平臺發(fā)到特定人群手里便于掌握情況。

此外，還有一些廉政格言、保密要求等等，通過這個短信群發(fā)平臺直接發(fā)送到全體干部手機，起到很好的警示、教育目的。